郑州医保电子会计档案全流程管理的实践，是政策驱动下政务档案治理现代化的成功探索。通过将档案管理融入业务全流程，构建起“采集生成标准化、存储保管集中化、管理利用智能化、数据管理安全化”管理体系，不仅破解了传统模式下的效率与合规难题，还释放了电子档案作为政务数据资产的核心价值。

实践背景

在国家治理体系和治理能力现代化加速推进的背景下，档案工作在各项事业中的基础性和支撑性作用愈发凸显，并经历着从传统管理向数字化治理的深刻变革。

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确“档案信息化建设再上新台阶”的发展目标。2024年财政部修订印发的《会计信息化工作规范》和国家档案局印发的《电子档案管理办法》也对会计档案电子化管理和使用提出更高要求。

郑州医保参保人口超1000万，医保部门面临年均上百万份档案的管理压力，医保结算、基金监管、内控管理等日常工作长期依赖纸质材料，然而传统纸质档案管理模式已逐渐暴露出诸多问题。

例如，归档步骤繁杂，需手工完成组件、组卷、装订、归档等多个步骤，难以满足数字化时代多部门协同、数据快速响应的业务需求；业档融合衔接不畅，元数据管理不规范，导致档案信息重复著录，元数据管理与字段管理概念混淆，档案原始属性严重缺失，存档管理不规范，标准不统一；监管力度较弱，由于缺乏有效的监管手段，档案在脱离原始生成环境后往往以异质载体呈现，难以确保原生性和真实性；档案调阅困难，利用率低，传统纸质档案受地域和载体限制，无法实现档案间的关联查询利用，调阅需通过人工查找完成，存在丢失和损坏风险。

为有效克服传统纸质档案带来的诸多不便，进一步提升医保经办服务水平，推动医保治理向精细化、科学化发展，郑州市医保部门以业务需求为导向，借助信息化技术手段，落实“来源可靠、程序规范、要素合规”要求，构建起医保电子会计档案全流程管理体系。

创新方案与技术应用

业务创新方面，郑州医保电子会计档案管理系统以业务流为导向，通过接入核心业务系统、基金财务系统、银医一体化平台，建立三类核心数据的差异化采集机制，与河南省医保平台无缝对接，自动采集凭证、余额表等非结构化数据，同步捕获凭证附件；在支付计划审批节点穿透采集PDF格式签字表及支付计划和元数据；在银医一体化环节同步归集银行回单与支付明细回单，建立“支付计划—银行流水”关联关系，确保档案数据来源可溯、结构完整、全程留痕。

机制创新方面，为确保档案数据真实、安全、完整、有效，郑州市医保部门构建全流程“四性检测体系”，包括对档案数据来源真实性、准确性、元数据与内容关联一致性等内容进行真实性检测；对总件数相符性、元数据完整性、过程信息等进行完整性检测；对信息包中元数据的可读性、可访问性等进行可用性检测；对管理过程可控、数据存储可靠等进行安全性检测。同时，将电子会计档案的“四性检测”贯穿归档、移交、长期保存等环节，实现从“人工抽查”向“系统智能检测”的升级跃迁。

模式创新方面，针对归档核心环节，郑州市医保部门建立“数据完整性核验—省平台贯通归档”的闭环管理体系，通过省级平台一键归档流程，打通省、市两级系统数据通道，与医保业务、财务系统实时对接，形成“采集即管控、存储即治理”的管理模式，解决传统归档中“数据不完整、流程不贯通”的突出问题，实现从政务服务办理系统到数智档案信息系统的跨平台无缝衔接，以及档案收、管、存、用全生命周期数字化闭环管理。

关键技术应用方面，针对传统纸质档案存在的“数据孤岛”与“检索低效”痛点，系统引入ES工具（一种可视化管理工具），通过分布式搜索和分析引擎，大幅提升大数据场景下的检索效率。系统可对任一元数据进行模糊条件检索，筛选档案，实现数据级档案精确查找及利用。此外，系统建立了原件与电子副本文件的双向智能索引，构建“全链条可溯、全要素关联”的智慧查询体系，实现档案价值从“静态存储”到“动态应用”的跃升，推动医保档案管理迈向“源头可溯、真伪可查、全程可控、风险可防”的智能化新阶段。

主要推进举措

一是系统谋划，专班推进工作。郑州市医保部门高度重视电子会计档案管理系统开发建设工作，成立工作专班，落实集中办公、清单管理、周调度等工作要求，将其视为提升财务管理现代化水平和医保治理能力的关键抓手，并纳入年度重点任务全力推进。

二是联动各方，攻克技术难关。面临数据对接复杂、标准统一困难、长期安全存储等多项技术挑战，为确保业务数据、银行账户数据与财务数据的关联性和完整性，专班联动内外部力量协同攻关，多次组织业务研讨会，制定全业务场景数据归档方案，自动获取银行电子对账单，并建立银行付款数据关键要素与业务数据的有效关联，实现档案自动采集、一键归集，从而保障归档数据的准确性和完整性。

三是全面验证，确保项目落地。为确保档案归档工作满足高标准质量要求，郑州市医保部门在系统测试阶段引入专业第三方测试公司，对档案归档的准确性进行全面细致的验证。验证内容涵盖多个维度，包括档案分类的合理性、档案信息录入的完整性、档案存储位置的准确性以及档案检索功能的可靠性。

效果及影响

财务工作效率显著提高。郑州医保电子会计档案管理系统的应用构建起全流程数字化闭环，通过标准化数据接口，业务办理环节产生的医疗保险支付明细等数据可自动转化为财务凭证，并同步触发电子档案采集流程。单批次业务处理效率提升超过60%，使得电子存档摆脱繁琐的整理票据、装订、打印凭证等匹配工作，显著提高医保财务档案管理工作效率。

医保服务能力明显增强。郑州医保电子会计档案管理系统基于业财数据映射算法与交叉索引技术，实现了“业务—财务—档案”全链条穿透式追溯。在档案查阅过程中，可通过系统的“一点触发、全链追溯”功能，穿透式调取从原始凭证、审批流程到支付记录的全链条信息，还能一键定位到对应纸质档案的具体存放架位，实现信息的全流程可追溯和全周期可查询。

社会经济效益持续提升。郑州医保电子会计档案管理系统的应用，实现医保业务办理、入账、归档等全流程线上无纸化办公，不仅为海量敏感的医保基金收支数据构筑起坚固堡垒，还为医保政策精准调整和基金运行风险预警提供了动态、科学的决策支撑，同时节省了巨额印刷、物流、物理存储及管理费用，对推动数字政府和节约型社会建设作出有益贡献。

（作者单位：河南省郑州市医疗保障中心）